DINAS Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) selama ini selalu dihindari Aparatur Sipil Negara (ASN) di Kabupaten Alor, Propinsi Nusa Tenggara Timur. Setiap kali ada mutasi, rotasi, atau bahkan promosi pejabat, rata-rata tidak ingin ditempatkan ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang satu ini karena dianggap ‘kering’. Saking buruknya anggapan terhadap Dinas Arspus, ASN yang ditempatkan ke OPD ini, merasa diri sebagai hukuman. Sitgma buruk tersebut yang ingin dirubah Osias Gomangani,SE.MM, sang Kepala Dinas Arpus Kabupaten Alor saat ini.
“Selama ini di Kabupaten Alor, pandangan masyarakat secara umum, bahkan ASN dari OPD lainnya menganggap Dinas Kearsipan dan Perpustakaan itu identik dengan kertas usang, dokumen kuno, buku-buku tua, sehingga sebagai tempat buangan ASN. Mencermati kondisi ini, kami ASN lingkup Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Alor, dibawah kepala dinas kami yang baru (Osias Gomangani,SE.,MM) dengan gaya kepemimpinan yang baru, telah bersepakat dan mempunyai komitmen tinggi untuk merubah stigma negatip yang melekat pada OPD kami,”demikian kata kunci dari laporan ketua Panitia kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan Tingkat Kabupaten Alor Tahun 2021, Rustam Imang,S.Pt., Selasa (21/9/2021) di Aula Watamelang-Kalabahi. Osias Gomangani kepada media ini mengatakan komitmennya untuk membuat terobosan kegiatan yang dapat merubah stigma negatip lembaga yang dipimpinnya.
Pantauan alorpos.com, Bimtek ini dibuka Bupati Alor, Drs.Amon Djobo, didampingi Kadis Kearsipan dan Perpustakaan, Osias Gomangani,SE.,MM. Nampak hadir sejumlah pimpinan OPD terkait dan para peserta, utusan dari berbagai lembaga/organisasi, termasuk sekolah-sekolah. Dalam sambutannya, bupati Djobo mengaminkan klata-kata panitia pelaksana kegiatan dimaksud, terkait stigma negatip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.
“Kadang-kadang orang bilang arsip dan perpustakaan itu tempat buangan. Manusia-manusia yang ditempatkan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, mulai dari kepala dinas, sekretaris, kepala bidang, kepala seksi dan sebagainya, orang bilang mereka diarsipkan. Karena tempat buangan sehingga (yang ditempatkan) mereka diarsipkan,”ungkap Djobo.
Mantan Asisten III Setda Alor ini justru mengingatkan bahwa sejarah pemerintahan republik ini, sejak era Orde Lama, Orde Baru hingga Orde Reformasi ini, yang namanya Kearsipan tidak pernah direorganisasi, diutak-atik, dilikuidasi atau dilebur sana-sini.
“Lembaga arsip tidak pernah berubah, Itu artinya kearsipan ini sangat penting untuk kegiatan administrasi negara. Karena itu, peserta Bimtek ini agar jangan hanya sekedar formalitas tetapi tidak ada tindak lanjut. Dengan Bimtek ini agar ada pengetahuan yang baik dalam pengelolaan dan penataan arsip dan perpustakaan yang baik di masing-masing unit atau lingkungan kerja, termasuk sekolah-sekolah,”tegas Djobo.
Pencetus program Gemma Mandiri dalam Sipirit Tancap GAS ini mengingatkan ASN di Dinas Arpus agar jangan merasa bahwa mengelola arsip itu jongos. Djobo berpendapat, mengelola arsip itu bernilai sejarah. Dari kearsipan ini, orang akan tahu sejarah perjalanan daerah ini, mulai dari masa pemerintahan swapraja hingga saat ini.
“Semua anatomi administrasi negara dan daerah itu ada di kearsipan. Fungsi kearsipan terlalu besar, karena semua dokumen dari semua OPD ada di kearsipan,”tandas Djobo.
Dia mencontohkan, gedung Kantor DPRD Alor di Batunirwala sudah dirobohkan untuk pembangunan gedung kantor yang baru saat ini. Proses pemindahan kantor sementara itu, kata Djobo, kita tidak tahu apakah dokumen-dokumen di DPRD seperti risalah-risalah rapat , keputusan-kepurusan rapat dan sebagainya itu masih tersimpan utuh di Sekretariat DPRD atau tidak, kita belum tahu pasti. Tetapi di kearsipan, demikian Djobo, pasti ada, karena semua dokumen pemerintahan di daerah ini selalu dikirim ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.
“Karena itu, teman-teman di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan agar jangan merasa diarsipkan. Tidak usah berpikir begitu. Dimanapun kita bekerja, harus selalu bekerja dengan baik dan berinovasi untuk membuat baik daerah ini,”himbau Bupati Alor dua periode ini
Lebih jauh Djobo menilai perpustakaan menempati posisi strategis dalam mendukung peningkatan SDM di daerah ini, yang mudah dijangkau semua kalangan. Menurutnya, perpsustakaan harus ditunjang dengan buku-buku berkualitas, serta dilengkapi dengan sarana rekreasi edukatif. Untuk perpustakaan sekolah, diharapkannya dapat menunjang proses belajar mengajar di sekolah menjadi lebih bervariasi , menyenangkan dan tidak monoton.
Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, lanjut Djobo, sebagai alat bukti, sehingga perlu dilelola dengan baik sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kearsipan dan Perpustakaan, pesan Djobo, harus mampu menjaring semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan oleh OPD dan menata arsip, dan menjadi sumber utama informasi secara rutin.
“Karena itu, perlu adanya tenaga-tenaga pengelola kearsipan dan perpustakaan yang trampil, sehingga siap melayani para pengguna arsip dan perpustakaan secara baik. Perlu adanya kegiatan yang terarah, terencana, berkesinambungan serta saling mendukung antar instansi terkait dengan seluruh masyarakat di Kabupaten Alor,”himbau Djobo.
Menurut Djobo, perlu dukungan semua pihak, terutama para pengambil kebijakan di tingkat OPD, Pemerintah Desa/Kelurahan, Sekolah, Kampus, sarana publik lainnya, bahkan rumah ibadah, agar punya kersipan dan perpustakaan yang baik.
“Untuk itu saya menghimbau, agar urusan perpustakaan menjadi urusan wajib di setiap organisasi sebagai wujud pertanggungjawaban publik. Jadikan arsip sebagai sarana strategis rekam jejak sejarah kehidupan masyarakat dan pemerintah Kabupaten Alor. Jadikan perpustakaan sebagai sumber dan sarana belajar. Gaungkan gerkan budaya membaca dan budaya belajar di seluruh wilayah Kabupaten Alor pada setiap kesempatan,”ajak bupati Djobo.
Sebagaimana laporan Ketua Panitia Pelaksana, Rustam Imang,S.Pt., salah satu tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) Dinas Arpus adalah mendukung program Alor Pintar, yaitu mengelola, menyimpan dan merawat semua dokumen negara dan daerah yang ditinjau dari aspek administrasi bertanggungjawab hukum, dan nilai sejarah untuk kepentingan dunia, perlu diselamatkan untuk generasi yang akan datang.
Dengan kehadiran bapak Bupati Alor di forum Bimtek tersebut, kata Rustam, merupakan pemicu bagi pihaknya untuk tetap optimis bahwa Bupati Alor selalu menopang dan mendukung setiap program kegiatan OPD tersebut.
“Tupoksi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan merupakan tugas teknis yang membutuhkan keterampilan khusus sehingga penting untuk melaksanakan kegiatan Bimtek Pengelolaan Kerasipan dan Perpustakaan. Dasar hukum pelaksanaan Bimtem dimaksud, antara lain Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan dan UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,”kata Sekretaris Dinas Kearsipan dan Perpustakaan ini.
Dilaporkan Rustam, Bimtek Pengelolaan Kearsipan melibatkan 25 peserta dari berbagai instansi, termasuk dari sejumlah sekolah di Kalabahi, bertempat di Aula Watamelang, sedangkan Bimtek Pengelolaan Perpustakaan yang juga melibatkan 25 peserta, berlangsung di Aula Dinas Kersipan dan Perpustakaan Kabupaten Alor.
Materi yang disajikan, antara lain Kebijakan Pembangunan Kearsipan, Manajemen Pengelolaan Kearsipan, dan Penataan Kearsipan. Sedangkan materi dalam Bimtek Pengelolaan Perpustakaan, yakni Kabijakan Pembangunan di Bidang Perpustakaan, Manajemen Pengelolaan Perpustakaan, dan Simulasi Pengelolaan Bahan Pustaka.
Hasil Bimtek, diharapkan, dapat memberikan mafataan, antara lain; meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap pekerja dalam melaksanakan tugas di bidang kearsipan dan perpustakaan. (ap/linuskia)